Institutul Aspen România este în căutarea unei persoane dedicate care să se alăture echipei noastre în calitate de Leadership Programs Officer (poziție administrativă full-time).

Pentru a aplica, te rugăm să trimiți detaliile aplicației tale prin intermediul următorului Formular de aplicație, unde vor fi încărcate obligatoriu următoarele documente în limba ENGLEZĂ, format PDF: o scrisoare de intenție (de maximum 1 pagină) și un CV (de maximum 3 pagini), cel târziu până la data de 5 decembrie 2024.

Institutul va analiza toate aplicațiile și va invita un număr de candidați selectați pentru un interviu, care se va desfășura atât în limba română, cât și în limba engleză.

Responsabilități:

Sub supravegherea generală a Senior Manager-ului Programelor de Leadership Aspen și în coordonare cu echipa Programelor de Leadership, Leadership Programs Officer va fi responsabil pentru:

  • Asistență în planificarea și livrarea activităților și seminariilor organizate în format fizic  și online, care vor include coordonarea logistică a deplasării participanților la programe  (cazare, transferuri etc.), negocierea cu furnizorii, gestionarea logisticii, gestionarea bugetului , pregătirea și distribuirea materialelor, raportarea post-eveniment;
  • Coordonarea aspectelor logistice ale organizării Programelor de Leadership, inclusiv primirea și arhivarea dosarelor de aplicație, comunicarea cu candidații și răspunsul la întrebări, programarea interviurilor și gestionarea calendarelor complexe, în mai multe fusuri orare;
  • Sprijin pentru actualizarea constantă a bazei de date cu absolvenți ai Programelor de Leadership (Fellows și Alumni), asigurând în același timp comunicarea cu comunitatea Aspen deabsolvenți;
  • Asistență în comunicare pentru a asigura răspunsuri prompte la întrebări, inclusiv: acționarea ca intermediar cu parteneri interni și externi, redactarea și distribuirea minutei întâlnirilor, sprijin proactiv și inițiativă pentru a răspunde nevoilor variate ale departamentului;
  • Sprijin în elaborarea diverselor rapoarte privind implementarea Programelor de Leadership;
  • Crearea, actualizarea și/ sau menținerea fișierelor și înregistrărilor organizate;
  • Sprijinirea restului echipei Aspen pentru asigurarea unei colaborări pozitive cu toate rețelele generate de Programele Aspen (alumni și comunități de parteneri și colaboratori), în contextul evenimentelor publice de mare amploare și al altor activități din cadrul Programelor de Politici Publice.

Calificări și competențe:

  • Excelente abilități de comunicare verbală și scrisă, fluență în limba română și engleză; cunoașterea altor limbi reprezintă un avantaj;
  • Diplomă de licență (minimum) într-un domeniu relevant și înțelegerea de bază a problemelor socio-economice actuale la nivel național, european și global;
  • Minimum 2 ani de experiență în gestionarea proiectelor/ evenimentelor. Experiența financiară și/ sau administrativă este de dorit;
  • Competent în utilizarea platformelor online pentru întâlniri și evenimente audio-video (de ex. Zoom);
  • Competent în utilizarea foilor de calcul tabelar (Excel) , în editarea de text  (Word) și programelor de prezentare; cunoștințe de bază în editarea foto;
  • Excelente abilități organizatorice, administrative, financiare și analitice;
  • Abilități interpersonale excepționale pentru a colabora și comunica eficient cu diverse categorii de părți interesate;
  • Capacitatea de a lucra sub presiune cu o supraveghere minimă și de a gestiona sarcini multiple simultan;
  • Inițiativă și capacitatea de a lucra eficient într-un mediu rapid și solicitant, cu priorități multiple și în schimbare;
  • Disponibilitate de a lucra conform unui program care variază în funcție de perioadele de desfășurare a seminariilor (uneori în weekend);
  • Disponibilitate de a călători pe parcursul anului în România și în străinătate, pentru organizarea seminariilor de leadership.

Beneficii:

  • Un pachet atractiv de beneficii, incluzând asigurare privată de sănătate și tichete de masă.

Pentru întrebări sau clarificări, vă rugăm să contactați [email protected].

***

Aspen Institute Romania is currently looking for a talented person to join our team as a Leadership Programs Officer (administrative full-time position).

To apply, please submit your application details through the following Application Form, where the following mandatory documentation should be uploaded (in ENGLISH, PDF format): a cover letter (maximum 1 page long) and a CV (not longer than 3 pages), until no later than December 5, 2024.

The Institute will consider all applications and invite a selection of candidates for an interview, which will be conducted in both Romanian and English.

Responsibilities:

Under the general supervision of the Senior Manager of the Aspen Leadership Programs and in coordination with the Leadership Programs team, the LPO will be responsible for:

  • Assisting in planning and delivering on-site and online activities and seminars, which will include coordinating arrangements for participants (accommodation, transfers etc.), negotiating with suppliers, handling logistics, budgeting, preparing and disseminating materials, post-event reporting;
  • Coordinating logistical aspects of the organization of the leadership programs, including receiving and archiving application files, liaising with applicants and responding to inquiries, scheduling interviews and managing complex calendars over a number of time zones;
  • Providing support to the Leadership Programs team in constantly updating the database of fellows and alumni of the Leadership Programs and in ensuring the communication with the Aspen community of Fellows and Alumni;
  • Providing communications support and assistance to ensure timely responses to inquiries including: acting as liaison with internal & external partners, taking and distributing minutes of meetings; working proactively and taking initiative to support the varying needs of the department;
  • Providing support in the elaboration of various reports regarding the implementation of the leadership programs;
  • Creating, updating and/or maintaining organized files and records;
  • Supporting the rest of the Aspen team in ensuring positive engagement with all Aspen generated networks of alumni and communities of partners and collaborators, in the context of large scale, complex public events and various other activities within the Public Policy Programs.

Qualifications and Skills:

  • Excellent verbal and written communication skills and fluency in spoken and written Romanian and English; knowledge of other languages is a plus;
  • Minimum BA degree in a relevant field of study and basic understanding of current socio-economic issues at national, European and global level;
  • Minimum 2 years of experience working in project/ event management. Financial and/ or administrative experience is highly desirable;
  • Proficient in the use of online platforms for audio-video meetings and events (e.g. Zoom);
  • Proficient in the use of spreadsheets, word processing and presentation software, basic knowledge of photo editing;
  • Excellent organizational, administrative, financial and analytical skills are required;
  • Exceptional interpersonal skills in collaborating and communicating effectively with various categories of stakeholders;
  • Ability to function under pressure with minimal supervision and handle numerous tasks simultaneously;
  • Initiative and the ability to work efficiently in a fast-paced, demanding environment with conflicting and changing priorities;
  • Willingness to work flexible hours (sometimes during weekends), according to different seminar periods;
  • Willingness to travel throughout the year in Romania and abroad, for the organization of the leadership seminars.

Benefits:

  • An attractive benefits package, including private health insurance and meal tickets.

For questions or clarifications, please contact [email protected].