Institutul Aspen România caută o persoană dedicată care să se alăture echipei noastre în calitate de coordonator financiar și administrativ (post administrativ cu normă întreagă).

Persoanele interesate sunt rugate să încarce, prin intermediul următorului formular de candidatură, următoarele documente în limba engleză, în format PDF: o scrisoare de intenție (de maximum 1 pagină) și un CV (de maximum 3 pagini), cel târziu până la data de 18 august 2025.

Institutul va analiza toate candidaturile și va invita un număr de candidați selectați la un interviu, care se va desfășura atât în limba română, cât și în limba engleză.

Responsabilități:

Sub supravegherea generală a directorilor de programe și în coordonare cu echipele programelor de politici publice, evenimente și programe de leadership, coordonatorul financiar și administrativ va fi responsabil pentru:

  • Elaborarea diverselor rapoarte financiare privind implementarea programelor;
  • Gestionarea și actualizarea bugetelor pe măsură ce programele se derulează;
  • Crearea, actualizarea și/sau arhivarea fișierelor și dosarelor;
  • Coordonarea aspectelor logistice legate de organizarea evenimentelor publice, a programelor de politici publice și a programelor de leadership, inclusiv redactarea invitațiilor, comunicarea cu participanții/vorbitorii la evenimente sau cu candidații la seminariile de leadership, precum și gestionarea agendelor complexe, în mai multe fusuri orare;
  • Asistență în planificarea și desfășurarea activităților, conferințelor și seminariilor organizate atât în format fizic, cât și online, care vor include coordonarea logistică a deplasării participanților la programe (cazare, transferuri etc.), negocierea cu furnizorii, gestionarea aspectelor logistice, gestionarea bugetului, pregătirea și distribuirea materialelor, precum și raportarea ulterioară evenimentului;
  • Asistență în domeniul comunicării pentru a asigura răspunsuri prompte la întrebări, inclusiv: intermedierea între partenerii interni și externi, redactarea și distribuirea proceselor-verbale ale ședințelor, sprijin proactiv și inițiativă pentru a răspunde nevoilor diverse ale departamentului;
  • Sprijinirea restului echipei Aspen pentru a asigura o colaborare pozitivă cu toate rețelele și comunitățile de parteneri și colaboratori create de Aspen, în contextul evenimentelor publice de amploare și al altor activități din cadrul programelor Aspen.
  • Sprijin pentru actualizarea constantă a bazelor de date cu vorbitori, furnizori, părți interesate, participanți și alți actori implicați în programe;

Calificări și competențe:

  • Abilități excelente de comunicare verbală și scrisă, fluență în limbile română și engleză; cunoașterea altor limbi constituie un avantaj;
  • Diplomă de licență (cel puțin) într-un domeniu relevant și cunoștințe de bază privind problemele socio-economice actuale la nivel național, european și global;
  • Cel puțin 2 ani de experiență în gestionarea proiectelor/evenimentelor. Experiența în domeniul financiar și/sau administrativ constituie un avantaj;
  • Are competențe în utilizarea platformelor online pentru întâlniri și evenimente audio-video (de exemplu, Zoom);
  • Are competențe în utilizarea foilor de calcul (Excel), în editarea textului (Word) și a programelor de prezentare; cunoștințe de bază în editare foto;
  • Abilități excelente de organizare, administrative, financiare și analitice;
  • Abilități interpersonale excepționale pentru a colabora și a comunica eficient cu diverse categorii de părți interesate;
  • Capacitatea de a lucra sub presiune, cu un nivel minim de supraveghere, și de a gestiona simultan mai multe sarcini;
  • Inițiativă și capacitatea de a lucra eficient într-un mediu dinamic și solicitant, cu priorități multiple și în continuă schimbare;
  • Disponibilitatea de a lucra conform unui program care variază în funcție de perioadele în care se desfășoară evenimentele sau seminariile (uneori în weekend, aceste zile fiind compensate cu zile libere);
  • Disponibilitatea de a călători pe parcursul anului în România și în străinătate, pentru a oferi sprijin logistic în organizarea seminariilor de leadership.

Beneficii:

  • Un pachet atractiv de beneficii, care include asigurare medicală privată și tichete de masă.

Pentru întrebări sau clarificări, vă rugăm să ne contactați la adresa [email protected]. 

***

Institutul Aspen România caută în prezent o persoană talentată care să se alăture echipei noastre în calitate de coordonator financiar și administrativ (post administrativ cu normă întreagă).

Pentru a vă înscrie, vă rugăm să trimiteți datele din cererea dumneavoastră prin intermediul următorului Formular de candidatură, unde trebuie încărcate următoarele documente obligatorii în limba engleză, în format PDF: o scrisoare de intenție (de maximum 1 pagină) și un CV (de maximum 3 pagini), până cel târziu la data de 18 august 2025.

Institutul va analiza toate candidaturile și va invita o serie de candidați la un interviu, care se va desfășura atât în limba română, cât și în limba engleză.

Responsabilități:

Sub supravegherea generală a directorilor de program și în coordonare cu echipele responsabile de politici publice, evenimente și programe de leadership, coordonatorul financiar și administrativ va avea următoarele responsabilități:

  • Întocmirea diverselor rapoarte financiare privind punerea în aplicare a programelor;
  • Gestionarea și actualizarea bugetelor în urma implementării programelor;
  • Crearea, actualizarea și/sau arhivarea fișierelor și folderelor;
  • Coordonarea aspectelor logistice legate de organizarea evenimentelor publice, a programelor de politici publice și a programelor de leadership, inclusiv redactarea invitațiilor, comunicarea cu participanții la evenimente, cu vorbitorii sau cu candidații la seminariile de leadership, precum și gestionarea unor agende complexe care acoperă mai multe fusuri orare;
  • Asistarea la planificarea și desfășurarea activităților, conferințelor și seminariilor organizate atât la fața locului, cât și online, ceea ce va include coordonarea aspectelor logistice legate de deplasarea participanților (cazare, transferuri etc.), negocierea cu furnizorii, gestionarea aspectelor logistice și a bugetului, pregătirea și distribuirea materialelor, precum și întocmirea rapoartelor ulterioare evenimentului;
  • Oferirea de sprijin și asistență în domeniul comunicării pentru a asigura răspunsuri prompte la solicitări, inclusiv asigurarea legăturii cu partenerii interni și externi, întocmirea și distribuirea proceselor-verbale ale ședințelor, lucrul proactiv și luarea de inițiative pentru a răspunde diverselor nevoi ale departamentului;
  • Sprijinirea restului echipei Aspen în asigurarea unei interacțiuni pozitive cu toate rețelele și comunitățile de parteneri și colaboratori create de Aspen, în contextul unor evenimente publice complexe, de amploare, precum și al diverselor alte activități din cadrul programelor Aspen;
  • Oferirea de sprijin în actualizarea constantă a bazelor de date cu vorbitori, furnizori, părți interesate, participanți și alți actori implicați în programele Aspen.

Calificări și competențe:

  • Abilități excelente de comunicare verbală și scrisă, precum și fluență în limbile română și engleză, atât în vorbire, cât și în scris; cunoașterea altor limbi constituie un avantaj;
  • Cel puțin o diplomă de licență într-un domeniu de studiu relevant și cunoștințe de bază privind problemele socio-economice actuale la nivel național, european și global;
  • Cel puțin 2 ani de experiență în gestionarea proiectelor/evenimentelor. Experiența în domeniul financiar și/sau administrativ este foarte apreciată;
  • Stăpânește utilizarea platformelor online pentru evenimente și întâlniri audio-video (de exemplu, Zoom);
  • Stăpânește utilizarea programelor de calcul tabelar, de procesare a textului și de prezentare; cunoștințe de bază în domeniul editării fotografiilor;
  • Sunt necesare abilități excelente de organizare, administrative, financiare și analitice;
  • Abilități interpersonale excepționale în ceea ce privește colaborarea și comunicarea eficientă cu diverse categorii de părți interesate;
  • Capacitatea de a lucra sub presiune, cu un nivel minim de supraveghere, și de a gestiona simultan numeroase sarcini;
  • Inițiativă și capacitatea de a lucra eficient într-un mediu dinamic și solicitant, cu priorități contradictorii și în continuă schimbare;
  • Disponibilitatea de a lucra cu program flexibil, conform unui orar care variază în funcție de data și ora evenimentelor sau seminariilor (uneori în weekend, aceste zile fiind compensate cu zile libere);
  • Disponibilitatea de a călători pe tot parcursul anului în România și în străinătate, în vederea organizării seminariilor de leadership.

Avantaje:

  • Un pachet atractiv de beneficii, care include asigurare medicală privată și tichete de masă.

Pentru întrebări sau clarificări, vă rugăm să contactați [email protected].