Institutul Aspen România este în căutarea unei persoane dedicate care să se alăture echipei noastre în calitate de Coordonator Financiar și Administrativ (poziție administrativă full-time).

Persoanele interesate sunt rugate să încarce, prin intermediul următorului Formular de aplicație, următoarele documente în limba ENGLEZĂ, format PDF: o scrisoare de intenție (de maximum 1 pagină) și un CV (de maximum 3 pagini), cel târziu până la data de 18 august 2025.

Institutul va analiza toate aplicațiile și va invita un număr de candidați selectați pentru un interviu, care se va desfășura atât în limba română, cât și în limba engleză.

Responsabilități:

Sub supravegherea generală a Directorilor de Programe și în coordonare cu echipele Programelor de Politici Publice, Evenimente și a Programelor de Leadership, Coordonatorul Financiar și Administrativ va fi responsabil pentru:

  • Elaborarea diverselor rapoarte financiare privind implementarea Programelor;
  • Gestionarea și actualizarea bugetelor în urma desfășurării programelor;
  • Crearea, actualizarea și/ sau arhivarea fișierelor și dosarelor;
  • Coordonarea aspectelor logistice ale organizării Evenimentelor Publice, Programelor de Politici Publice și a Programelor de Leadership, inclusiv redactarea invitațiilor, comunicarea cu participanții/vorbitorii la evenimente sau candidații la seminarii de leadership, și gestionarea calendarelor complexe, în mai multe fusuri orare;
  • Asistență în planificarea și desfășurarea activităților, conferințelor și seminariilor organizate în format fizic  și online, care vor include coordonarea logistică a deplasării participanților la programe  (cazare, transferuri etc.), negocierea cu furnizorii, gestionarea aspectelor logistice, gestionarea bugetului, pregătirea și distribuirea materialelor, raportarea post-eveniment;
  • Asistență în comunicare pentru a asigura răspunsuri prompte la întrebări, inclusiv: acționarea ca intermediar cu parteneri interni și externi, redactarea și distribuirea minutei întâlnirilor, sprijin proactiv și inițiativă pentru a răspunde nevoilor variate ale departamentului;
  • Sprijinirea restului echipei Aspen pentru asigurarea unei colaborări pozitive cu toate rețelele și comunitățile de parteneri și colaboratori generate de Aspen, în contextul evenimentelor publice de mare amploare și al altor activități din cadrul Programelor Aspen.
  • Sprijin pentru actualizarea constantă a bazelor de date cu vorbitori, furnizori, părți interesate, participanți, și alți actori implicați în programe;

Calificări și competențe:

  • Excelente abilități de comunicare verbală și scrisă, fluență în limba română și engleză; cunoașterea altor limbi reprezintă un avantaj;
  • Diplomă de licență (minimum) într-un domeniu relevant și înțelegerea de bază a problemelor socio-economice actuale la nivel național, european și global;
  • Minimum 2 ani de experiență în gestionarea proiectelor/ evenimentelor. Experiența financiară și/ sau administrativă este de dorit;
  • Competent în utilizarea platformelor online pentru întâlniri și evenimente audio-video (de ex. Zoom);
  • Competent în utilizarea foilor de calcul tabelar (Excel) , în editarea de text  (Word) și programelor de prezentare; cunoștințe de bază în editarea foto;
  • Excelente abilități organizatorice, administrative, financiare și analitice;
  • Abilități interpersonale excepționale pentru a colabora și comunica eficient cu diverse categorii de părți interesate;
  • Capacitatea de a lucra sub presiune cu o supraveghere minimă și de a gestiona sarcini multiple simultan;
  • Inițiativă și capacitatea de a lucra eficient într-un mediu rapid și solicitant, cu priorități multiple și în schimbare;
  • Disponibilitate de a lucra conform unui program care variază în funcție de perioadele de desfășurare a evenimentelor sau seminariilor (uneori în weekend, aceste zile fiind compensate cu zile libere);
  • Disponibilitate de a călători pe parcursul anului în România și în străinătate, pentru sprijin logistic în organizarea seminariilor de leadership.

Beneficii:

  • Un pachet atractiv de beneficii, incluzând asigurare privată de sănătate și tichete de masă.

Pentru întrebări sau clarificări, vă rugăm să ne contactați la [email protected]. 

***

Aspen Institute Romania is currently looking for a talented person to join our team as a Financial and Administrative Coordinator (administrative full-time position).

To apply, please submit your application details through the following Application Form, where the following mandatory documentation should be uploaded in ENGLISH, PDF format: a cover letter (maximum 1 page long) and a CV (not longer than 3 pages), until no later than August 18, 2025.

The Institute will consider all applications and invite a selection of candidates for an interview, which will be conducted in both Romanian and English.

Responsibilities:

Under the general supervision of the Program Directors and in coordination with the Public Policy, Events, and Leadership Programs teams, the Financial and Administrative Coordinator will be responsible for:

  • Preparing various financial reports regarding the implementation of Programs;
  • Managing and updating budgets following the implementation of programs;
  • Creating, updating, and/or archiving files and folders;
  • Coordinating the logistical aspects of organizing Public Events, Public Policy Programs, and Leadership Programs, including drafting invitations, communicating with event participants/speakers or candidates for leadership seminars, and managing complex calendars across multiple time zones;
  • Assisting in the planning and execution of activities, conferences, and seminars organized on-site and online, which will include coordinating participant travel logistics (accommodation, transfers, etc.), negotiating with suppliers, managing logistical aspects and the budget, preparing and disseminating materials, post-event reporting;
  • Providing communication support and assistance to ensure timely responses to inquiries, including acting as liaison with internal and external partners, taking and distributing meeting minutes, working proactively and taking initiative to respond to the department’s various needs;
  • Supporting the rest of the Aspen team in ensuring positive engagement with all Aspen generated networks and communities of partners and collaborators, in the context of large scale, complex public events and various other activities within the Aspen Programs;
  • Providing support in constantly updating the databases of speakers, suppliers, stakeholders, participants, and other actors involved in the Aspen Programs.

Qualifications and Skills:

  • Excellent verbal and written communication skills and fluency in spoken and written Romanian and English; knowledge of other languages is a plus;
  • Minimum BA degree in a relevant field of study and basic understanding of current socio-economic issues at national, European and global level;
  • Minimum 2 years of experience working in project/ event management. Financial and/ or administrative experience is highly desirable;
  • Proficient in the use of online platforms for events and audio-video meetings (e.g. Zoom);
  • Proficient in the use of spreadsheets, word processing and presentation software, basic knowledge of photo editing;
  • Excellent organizational, administrative, financial and analytical skills are required;
  • Exceptional interpersonal skills in collaborating and communicating effectively with various categories of stakeholders;
  • Ability to function under pressure with minimal supervision and handle numerous tasks simultaneously;
  • Initiative and the ability to work efficiently in a fast-paced, demanding environment with conflicting and changing priorities;
  • Willingness to work flexible hours, according to a schedule that varies depending on the timing of the events or seminars (sometimes during weekends, with those days compensated by time off);
  • Willingness to travel throughout the year in Romania and abroad, for the organization of the leadership seminars.

Benefits:

  • An attractive benefits package, including private health insurance and meal tickets.

For questions or clarifications, please contact [email protected].